Politica de confidențialitate

1. Cine răspunde de datele dumneavoastră

Depinde de ce faceți pe TimeNow.

• Când faceți o rezervare la o afacere, acea afacere răspunde de datele rezervării — este operator, în sensul GDPR. Ea decide ce colectează și cât timp păstrează datele. Noi le stocăm și le prelucrăm în numele ei, ca persoană împuternicită, conform Acordului privind prelucrarea datelor. Fiecare afacere își publică propria notă de informare pe pagina sa de rezervări.
• Pentru tot ce decide TimeNow însuși, noi suntem operatorul: conturile TimeNow, atât ale afacerilor și echipelor lor, cât și ale Clienților care folosesc aplicația sau portalul TimeNow; facturarea afacerilor; securitatea platformei; statisticile despre utilizarea platformei; marketingul nostru; și cererile de demo și de contact.

Întrebările despre o rezervare sau cererile de a vedea ori de a șterge ce deține o afacere despre dumneavoastră se adresează, de preferință, acelei afaceri. Dacă ni le trimiteți nouă, le transmitem afacerii în cel mult 5 zile lucrătoare.

2. Ce date prelucrăm

Conturile afacerilor

• Numele, adresa de email, numărul de telefon și fotografia de profil ale titularului contului și ale membrilor echipei.
• Datele companiei, rolurile și permisiunile, setările și istoricul autentificărilor.
• Datele de abonament și de facturare și facturile pe care le emitem.
• Conturile social media pe care o afacere le conectează pentru a-și publica postările — o pagină de Facebook și contul profesional de Instagram legat de ea sau o pagină de LinkedIn: numele, numele de utilizator și imaginea lor, precum și tokenurile de acces care ne permit să publicăm. Tokenurile sunt păstrate criptat în managerul nostru de secrete, niciodată în baza de date. Nu citim urmăritorii, comentariile sau mesajele paginii și nici profilul persoanei care o conectează dincolo de ce este necesar pentru autentificare.

Contul dumneavoastră TimeNow (aplicația și portalul pentru clienți)

• Adresa de email și numărul de telefon, fiecare confirmat printr-un cod unic, numele și fotografia de profil.
• Dacă numele și fotografia vă sunt afișate celorlalți participanți la un curs — la alegerea dumneavoastră.
• Dispozitivele pe care le înregistrați pentru notificări push.
• Rezervările, abonamentele și voucherele dumneavoastră la afacerile pe care le folosiți, ca să le vedeți într-un singur loc.
• Asistenții AI pe care îi conectați la cont, precum ChatGPT sau Claude, și ce le permiteți să acceseze.

Rezervările pe care le faceți la o afacere

Când faceți o rezervare, colectăm în numele afacerii numele, adresa de email, numărul de telefon, localitatea, dacă afacerea o cere, serviciul, data și ora, notițele, plățile și — dacă afacerea îl folosește — conversația WhatsApp cu asistentul său de rezervări. Afacerea este operatorul acestor date (secțiunea 1); lista completă se află în Anexa I a Acordului.

Opțiuni de marketing la rezervare. Formularul de rezervare include două căsuțe opționale, niciuna bifată în prealabil. Bifând prima căsuță, vă dați acordul ca afacerea să vă trimită oferte prin email, SMS sau WhatsApp. Înregistrăm acest acord în numele afacerii. Bifând a doua căsuță, vă dați acordul ca TimeNow să vă trimită ofertele sale și pe cele ale altor afaceri de pe platformă, prin aceleași canale. Pentru acest al doilea acord, TimeNow este operatorul datelor: păstrăm numele, adresa de email, numărul de telefon, precum și data și ora, sursa și textul prin care v-ați exprimat acordul. Puteți face o rezervare fără să bifați vreuna dintre aceste căsuțe. Vă puteți retrage oricând fiecare acord în parte: prin linkul de dezabonare din mesajele promoționale, din contul sau din aplicația TimeNow ori scriindu-ne. Pentru ofertele unei afaceri, puteți solicita dezabonarea și direct acelei afaceri. Retragerea unui acord nu îl afectează pe celălalt.

Feedback după o vizită, dacă afacerea îl solicită: o notă generală, note opționale pentru serviciu sau curs și pentru membrii echipei care v-au servit, aspectele selectate și un comentariu opțional. Feedbackul ajunge doar la acea afacere și nu este publicat niciodată. Puteți alege să vă ascundeți numele: afacerea vede atunci răspunsurile fără numele dumneavoastră și fără ora la care le-ați trimis. Păstrăm totuși legătura cu rezervarea la care se referă feedbackul, ca să nu vă întrebăm de două ori despre aceeași vizită și ca să putem da curs cererilor de ștergere.

Cereri de demo și de contact

• Nume, adresă de email, număr de telefon, companie, mesajul dumneavoastră și dacă doriți să primiți emailurile noastre de marketing.

Date colectate automat

• Date tehnice: adresa IP, detalii despre browser și dispozitiv, cookie-uri și jurnale de securitate.
• Analiza utilizării site-ului (PostHog, Google Tag Manager și Google Analytics), doar dacă o acceptați în bannerul de cookie-uri.
• Măsurarea reclamelor, doar dacă o acceptați în bannerul de cookie-uri: identificatorii de clic și de browser ai OpenAI și dacă o vizită venită dintr-o reclamă a noastră s-a încheiat cu înscrierea unei afaceri într-o perioadă de probă.
• Evenimente de utilizare a aplicației TimeNow, asociate unui identificator pseudonimizat, nu numelui, adresei de email sau numărului de telefon.

Date primite de la alte servicii

• Dacă vă autentificați cu Google: numele și adresa de email.
• De la procesatorii de plăți: dacă plata a reușit, suma și o referință a comenzii. Datele cardului rămân la procesator și nu ajung niciodată la noi.
• De la Meta, când o afacere folosește WhatsApp: numărul de telefon, numele de profil și mesajele schimbate cu acea afacere.

3. De ce folosim datele și pe ce temei legal

• Funcționarea contului și a platformei — crearea și securizarea conturilor, autentificarea, mesajele legate de serviciu: executarea unui contract (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR).
• Facturare și contabilitate pentru abonamentele afacerilor: obligație legală (articolul 6 alineatul (1) litera (c) din GDPR).
• Securitate și prevenirea abuzurilor — jurnale, limitarea cererilor, verificări anti-bot și prevenirea fraudei: interesul nostru legitim (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din GDPR).
• Analiza utilizării site-ului: consimțământul dumneavoastră (articolul 6 alineatul (1) litera (a) din GDPR și articolul 4 alineatul (5) din Legea nr. 506/2004), dat în bannerul de cookie-uri și pe care îl puteți retrage oricând din același loc.
• Măsurarea reclamelor — dacă reclamele noastre aduc înscrieri: consimțământul dumneavoastră, dat în bannerul de cookie-uri și pe care îl puteți retrage oricând din același loc.
• Analiza utilizării aplicației: interesul nostru legitim de a îmbunătăți aplicația TimeNow, folosind doar un identificator pseudonimizat. O puteți dezactiva oricând din aplicație: Profil → „Trimite analiză".
• Marketingul TimeNow — noutăți despre TimeNow și oferte ale afacerilor de pe TimeNow, prin email, SMS sau WhatsApp: consimțământul dumneavoastră, cerut separat și niciodată ca o condiție pentru rezervare sau înregistrare. Îl puteți retrage prin linkul de dezabonare din fiecare mesaj, din contul sau din aplicația TimeNow ori scriindu-ne.
• Răspunsul la cererile de demo și de contact: demersuri făcute la cererea dumneavoastră înaintea unui contract (articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR) și interesul nostru legitim de a vă răspunde.
• Litigii: interesul nostru legitim de a constata, exercita sau apăra un drept în instanță.

Pentru datele rezervărilor, temeiul legal este al afacerii. Acordul nostru ne permite să folosim aceste date doar pentru a-i presta afacerii serviciul nostru.

4. Cine primește datele dumneavoastră

Nu vindem date cu caracter personal.

• Afacerile la care faceți rezervări primesc detaliile rezervării și ceea ce alegeți să le transmiteți din contul dumneavoastră TimeNow.
• Asistenții AI pe care îi conectați. Dacă vă conectați contul TimeNow la ChatGPT, Claude sau alt asistent, îi transmitem informațiile pe care îi cereți să le obțină. Acel serviciu le prelucrează apoi conform propriei politici de confidențialitate.
• Procesatorii de plăți folosiți de o afacere, precum Netopia sau Stripe, primesc ce este necesar pentru a încasa plata.
• Rețelele sociale pe care le conectează o afacere. Când o afacere își conectează pagina de Facebook, contul de Instagram sau pagina de LinkedIn, trimitem către Meta sau LinkedIn postările aprobate de afacere — textul și imaginea — atunci când le publică sau la ora la care le-a programat. Meta și LinkedIn le prelucrează apoi conform propriilor politici de confidențialitate.
• Autoritățile publice, atunci când legea o impune.

Furnizori de servicii care prelucrează date pentru noi, în baza unor contracte care îi obligă să respecte instrucțiunile noastre și să protejeze datele:

• Hetzner Online (Germania): servere și baza de date, în Finlanda.
• Cloudflare (Statele Unite): livrarea traficului, criptare în tranzit, protecție împotriva atacurilor, verificări anti-bot la înregistrare și stocarea copiilor de siguranță și a fișierelor în UE.
• Resend (Statele Unite): trimiterea emailurilor.
• web2sms (România): trimiterea codurilor de autentificare prin SMS.
• Expo (650 Industries, Statele Unite): notificări push în aplicația TimeNow.
• PostHog (Statele Unite, date găzduite în UE): analiza utilizării și monitorizarea calității, cu identificatori pseudonimizați.
• Google (Irlanda): Google Tag Manager și Google Analytics pe site-ul nostru, doar cu consimțământul dumneavoastră, și autentificarea cu Google, dacă o folosiți.
• OpenAI (Irlanda, prelucrare în Statele Unite): modelul lingvistic din spatele asistentului de rezervări pe WhatsApp, pentru afacerile care îl activează, și, doar cu consimțământul dumneavoastră, măsurarea reclamelor noastre pe platforma sa.
• Meta (Irlanda): mesajele WhatsApp.
• StartCo (România): emiterea facturilor noastre către afaceri și transmiterea lor la ANAF prin e-Factura.

Furnizorii care prelucrează datele rezervărilor în numele afacerilor sunt enumerați, cu locul prelucrării, în Anexa III a Acordului.

5. Transferuri în afara UE

Păstrăm datele în principal în Uniunea Europeană. Unii furnizori le prelucrează în Statele Unite: Cloudflare, Resend, Expo, OpenAI și Meta. Transferăm date doar către destinatari certificați în cadrul Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor sau în baza clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene (Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/914). Ne puteți cere o copie a garanțiilor aplicabile.

6. Cât timp păstrăm datele

• Conturile afacerilor: cât timp contul este activ. După închiderea lui, datele afacerii se șterg în cel mult 90 de zile, conform Acordului; facturile și evidențele contabile se păstrează cât timp impune legislația contabilă și fiscală.
• Contul dumneavoastră TimeNow: până când îl ștergeți din aplicație. La ștergerea contului, numele, adresa de email și numărul de telefon sunt eliminate și din fișele de client de la afacerile ale căror servicii le-ați folosit. Rezervările anterioare rămân la acele afaceri, fără aceste date. Prin ștergerea contului, vă retrageți și acordul pentru primirea ofertelor TimeNow și ale acelor afaceri. Pentru ca ofertele unei afaceri să nu reînceapă dacă faceți din nou o rezervare la ea, păstrăm doar o formă codificată a adresei de email și a numărului de telefon, din care acestea nu pot fi refăcute.
• Datele rezervărilor: cât timp decide afacerea. Întrebați afacerea.
• Feedbackul: cât timp rezervarea la care se referă există în contul afacerii, cu excepția cazului în care cereți ștergerea lui.
• Conturile social media conectate: până când afacerea le deconectează sau își închide contul; deconectarea șterge tokenurile de acces. LinkedIn încheie o conexiune după cel mult un an, după care afacerea se conectează din nou.
• Cererile de demo și de contact: cât timp avem nevoie de ele pentru a vă răspunde și pentru eventuale reveniri.
• Consimțământul pentru marketing: până când îl retrageți. Păstrăm apoi evidența dezabonării, ca să nu vă mai contactăm. Puteți alege să ne spuneți de ce v-ați dezabonat. În acest caz, păstrăm răspunsul împreună cu evidența dezabonării. Afacerea vede doar numărul de clienți care au ales fiecare motiv, fără identitatea acestora sau comentariile lor.
• Jurnalele de securitate și copiile de siguranță ale bazei de date: cel mult 30 de zile.

7. Drepturile dumneavoastră

Potrivit GDPR, aveți dreptul:

• de acces la date și de a primi o copie a acestora;
• la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;
• la ștergerea datelor, atunci când nu mai există un motiv pentru păstrarea lor;
• la restricționarea prelucrării, în cazurile prevăzute de GDPR;
• la portabilitate — de a primi datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat;
• de opoziție față de prelucrările întemeiate pe interes legitim și, oricând, față de marketing;
• de a vă retrage consimțământul oricând, fără a afecta prelucrarea făcută anterior;
• de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată cu efecte juridice sau similare semnificative, în măsura în care se aplică articolul 22 din GDPR;
• de a depune o plângere la ANSPDCP sau de a vă adresa instanței.

Pentru a le exercita, scrieți-ne la contact@timenow.ro. Vă putem cere informații pentru a vă confirma identitatea. Răspundem în termen de o lună; pentru cererile complexe termenul se poate prelungi cu încă două luni, iar în acest caz vă anunțăm. Exercitarea drepturilor este gratuită, cu excepția cererilor vădit nefondate sau excesive. Pentru datele rezervărilor, transmitem cererea afacerii, care răspunde de soluționarea ei (secțiunea 1).

8. Securitate

Protejăm datele prin măsurile descrise în Anexa II a Acordului: găzduire în UE, criptare în tranzit, separare între afaceri, acces pe bază de roluri, autentificare prin coduri unice, un manager dedicat de secrete și pseudonimizare. Niciun sistem nu este complet sigur; dacă o încălcare a securității poate pune în pericol ridicat drepturile dumneavoastră, veți fi informați, așa cum cere GDPR.

9. Asistentul de rezervări pe WhatsApp

O afacere poate activa un asistent care vă răspunde la mesajele de pe WhatsApp și face rezervări pentru dumneavoastră. Este un program, nu o persoană, și funcționează cu un model lingvistic de la OpenAI. Primește conversația și informațiile despre afacere de care are nevoie pentru a răspunde; OpenAI nu folosește datele trimise prin API-ul său pentru a-și antrena modelele. Pentru monitorizarea calității, conversațiile sunt înregistrate și în PostHog, cu numărul de telefon înlocuit de un token criptat.

Asistentul nu ia decizii cu efecte juridice sau similare semnificative asupra dumneavoastră (articolul 22 din GDPR): poate face doar ce ați putea face și singuri pe pagina de rezervări a afacerii, iar afacerea rămâne responsabilă pentru rezervările sale.

10. Copii

Conturile TimeNow sunt pentru persoane de cel puțin 16 ani. Rezervările pentru un copil trebuie făcute de un părinte sau de reprezentantul legal. Dacă aveți motive să credeți că un copil ne-a transmis date cu caracter personal, scrieți-ne și le vom șterge.

11. Servicii API Google — utilizare limitată (Limited Use)

Atunci când platforma accesează date de utilizator Google, prin integrarea cu Google Calendar sau prin autentificarea cu Google, utilizarea și transferul informațiilor primite de la API-urile Google către orice altă aplicație vor respecta Politica privind datele utilizatorilor pentru serviciile API Google, inclusiv cerințele privind utilizarea limitată (Limited Use).

12. Modificări ale politicii

Publicăm fiecare modificare pe această pagină, cu data ei. Când o modificare afectează semnificativ modul în care folosim datele dumneavoastră, îi anunțăm și pe titularii de cont prin email, înainte ca ea să se aplice.